Die App Todoist hat sich in den letzten drei Jahren stark weiterentwickelt. Und auch mein Nutzungsverhalten hat sich etwas verändert. Deshalb habe ich mich entschieden, den Post aus dem Jahr 2015 zu überarbeiten und neu zu publizieren. Hier findest Du eine neue Version von diesem Blogpost!

Ursprünglicher Blogpost vom 21. März 2015: 

Ich habe schon öfters darüber gebloggt. Ich bin vor wenigen Monaten nach unzähligen Versuchen und Tests bei Todoist gelandet. Und seither habe ich mein Leben etwas mehr im Griff. Weil ich von der Software überzeugt bin, möchte ich Euch in einem Blogpost einmal aufzeigen, wie ich Todoist in meinem Alltag benutze.

Egal woran ich denken sollte: Ich nutze Todoist um mich daran zu erinnern.

• Als Reminder für eine Tätigkeit: z.B. wenn ich auf dem Heimweg etwas abholen muss.
• Für die Reiseplanung: Ich reise regelmässig. Ich habe ein Template, welches ich für einen neuen Trip einfach importiere. Als Erinnerung für Check-Ins, die aktuelle Packliste und andere leidige Dinge, die man im Stress einfach gerne vergisst.
• Als Einkaufsliste: Ich nutze eine Shoppingliste zusammen mit meiner Frau.
• Als Übersicht über meine Verträge: Damit ich nicht vergesse eine Rechnungen zu bezahlen oder einen Vertrag rechtzeitig zu künden.
• Als Archiv für meine Ideen: So gibt es eine Liste “Blogposts” in der alle Ideen für eventuelle Blogposts festgehalten werden.

Wie Ihr sehen könnt, ist Todoist in meinem Leben omnipräsent. Doch wieso nutze ich gerade Todoist? Dafür gibt es einige Gründe – einige habe ich vor knapp 2 Jahren hier drüben aufgeschrieben. Natürlich könnte man auch ein Konkurrenzprodukt wie Wunderlist verwenden. Für mich ist Todoist jedoch am besten geeignet. Denn die App ist smart, übersichtlich und simpel. Warum erkläre ich Euch gerne in den nächsten Zeilen.

Todoist ist für die perfekte, einfache Zusammenarbeit geeignet, ohne das ich lange etwas installieren muss.

Einzelne Listen können mit Freunden geteilt werden. Die Tasks in einer geteilten Liste sind dann für alle Listenteilnehmer sichtbar. So ist es beispielsweise schnell und einfach möglich jemandem einen Task zuzuweisen, oder zu kommentieren. Einige Beispiele für solche Listen sind bei mir:

• Shoppinglist: Eine Einkaufsliste zusammen mit meiner Frau.
• Familien-Liste: Für alle Tasks die mit der Familie geteilt werden. Denn es gibt viele kleine Dinge die man in einer Familie irgendwann mal erledigen sollte.
• Gemeinsame Projekte: Während unserem Umzug von der Schweiz nach Hong Kong hatten wir eine “Relocation” Liste. Darauf waren am Schluss ca. 200 Tasks – Versicherung künden, Wohnungsreinigungsofferten, Visa-Antrag absenden, Warten auf ein Feedback von der lokalen Versicherung, und so weiter. Vergessen ging so (hoffentlich) kaum etwas. Ohne die Liste hätte ich wohl im Stress die Übersicht verloren.

Tasks sind oft während Wochen in der Liste. Dank der Notiz und Kommentarfunktion kann man für sich eine Notiz hinterlassen, damit auch der Partner den Status einsehen kann.

Ich erreiche Todoist genau dann wenn ich es benutzen will: Überall und (fast) immer!

Es gibt nichts schlimmeres, als wenn die Taskliste genau dann wenn man sie benötigt nicht erreichbar ist. Zumindest für mich. Die Technik soll nicht mein Leben bestimmen, sie soll mir im Leben nur helfen. Todoist ist auch auf Reisen, im Büro und auch Zuhause jederzeit erreichbar. Aktuell gibt es praktisch für jede Plattform eine App. Und wenn die App wirklich einmal nicht vorhanden oder installiert ist, dann benutzt man am einfachsten den Webbrowser. Das ganze funktioniert gewissermassen auch Offline – je nachdem ob man eine App und den Webbrowser verwendet. Einzig könnte man bemängeln, dass die Mac App mit HTML5 funktioniert und deshalb nicht zu 100% offline verfügbar ist – gleiches gilt für die Windows App.

Ich sammle den ganzen Tag Tasks. Wenn mir etwas einfällt, dann muss dies möglichst schnell in der Taskliste festgehalten werden. Todoist ist dafür bestens geeignet. Die Anwendung ist nicht überladen, Sie zeigt mir genau das an, was ich benötige. Dafür ist die Anwendung extrem schnell. So benötigt es nur wenige Sekunden eine neue Idee oder einen neuen Task zu speichern: Direkt aus dem Gmail-Weboberfläche ein Email ablegen, unterwegs vom Handy aus, zuhause auf dem Sofa mit dem iPad, im Büro auf dem Laptop.

Eigentlich bin ich nicht sehr ordentlich. Aber mit Todoist schaffe ich dies erstaunlich gut.

Ein Grund dafür ist sicherlich die einfachkeit von Todoist. Ob man die Tasks per Drag and Drop sortieren will, oder farbig markieren möchte. It just works!

• Die Tasks können sehr einfach priorisiert werden.
• Einzelnen Listen können Farben zugeordnet werden: Alle privaten Listen sind bei mir so beispielsweise Grün, alle Shoppinglisten, Verträge oder beispielsweise alle offenen Rechnungen sind rot gekennzeichnet. Alle Listen mit geschäftlich relevanten Tasks könnten beispielsweise blau hervorgehoben werden.
• Mit Notizen halte ich mich immer über den aktuellen Status auf dem laufenden. So kann ich jederzeit nachvollziehen wann ich mit wem telefoniert habe, oder wann ich welche Auskunft per Email erhalten habe (und wo ich dieses abgelegt habe).

Wichtig für mehr Ordnung sind regelmässige Reviews. Ich lege neue Tasks in der Regel in der Inbox ab. Damit das System funktioniert empfehle ich folgende Reviews.

• Morgens vor der Arbeit: Ich öffne die Tagesansicht und sehe alles was ich heute erledigen muss. Ich priorisieren alle Tasks – suche mir die drei wichtigsten Tasks heraus die heute zwingend erledigt werden müssen (und setze diese auf die höchste Priorität). Ich setze alles was wichtig ist auf die mittlere Priorität und eher unwichtige Tasks auf eine niedrige Priorität. Nach wenigen Minuten weiss ich dann was zu erledigen ist.
• Wöchentliche Review: Immer Montags und Freitags schaue ich über alle einzelnen Listen. Schaue mir an, was in den nächsten 7 Tagen zu erledigen ist (dafür gibt es eine perfekte Wochenübersicht). Ich teile die Tasks gleichmässig auf die einzelnen Tage auf – schliesslich kann man nicht alles am gleichen Tag erledigen.
• Review der Inbox: Nutzt man die Inbox, so sollte man regelmässig über die neuen Tasks schauen. Alles was direkt erledigt werden kann und unter 3 Minuten Zeit benötigt, das kann direkt erledigt werden. Alles was länger dauert muss terminiert und via Drag&Drop in eine Liste verschoben werden.

Sich dann erinnern lassen, wenn es wirklich wichtig ist. Damit der Kopf frei ist für die wichtigen Dinge im Leben!

Mit Todost fällt es einfach sich erinnern zu lassen. Man hat fast überall Zugriff auf seine Tasks. So muss ich mir keine Sorgen mehr machen etwas zu vergessen. Falls ein Task wirklich wichtig ist (aber nur dann), dann lasse ich mir eine Push Message auf das Handy senden. Diese können individuell eingestellt werden – und es ist auch möglich seine Frau morgens um 8 Uhr nochmal zu erinnern, dass sie auf dem Arbeitsweg etwas abholen sollte. 😉

Somit wurde ich deutlich entspannter. Gedanken wie “ich muss dann noch…” werden einfach aufgeschrieben und regelmässig abgearbeitet. So bleibt das Gedächtnis frei für das wirklich Wichtige. Denn alles andere ist in meiner Taskliste:

• Jährliche Kündigungsfristen verschwinden in meiner Taskliste, und ich werde dann erinnert wenn ich aktiv werden muss.
• Wichtige Jahrestage werden nicht mehr vergessen (ja, selbst der Geburtstag meiner Schwiegermutter).
• Ich denke daran, dass ich meinen Chef in drei Tagen anrufen muss.
• Ich erinnere mich auf dem Heimweg daran, dass ich noch ein Geschenk für meine Frau kaufen muss.
• Ich denke daran, dass ich dieses eine Email noch beantworten sollte.
• Ich habe Lust zu bloggen – in meinem Ideen Archiv finde ich einiges was ich schon lange verbloggen wollte.
• Ich habe meine komplette Packliste für die nächste Reise in 1 Minute importiert und vergesse diesmal das Ladekabel fürs Telefon bestimmt nicht wieder.

Todoist macht also auch Spass. In diesen Tagen haben die Entwickler übrigens ein grösseres Update angekündigt. Todoist 10 kommt in den nächsten Tagen. Ich bin gespannt auf die Neuerungen.

Disclaimer: Dieser Blogpost ist nicht bezahlt. Ich habe diesen geschrieben, weil ich die App einfach gerne benutze und fast sogar „etwas“ begeistert bin.