Todoist?! Irgendwann im Jahr 2010 habe ich diesen Taskmanager entdeckt. Nicht immer war Todoist seither meine erste Wahl. In den letzten 5 Jahren hat sich dies jedoch geändert. Warum? Das möchte ich in diesem Blogpost erklären. Denn heute ist Todoist mein täglicher, zuverlässiger und geliebter Begleiter.

Ich habe viele Taskplaner ausprobiert. Zuerst nutzte ich Remember the Milk, danach Toodledo. Irgendeinmal dann Wunderlist dann sogar Things. Nach unzähligen Versuchen und Tests bin ich vor ca. 5 Jahren schlussendlich bei Todoist.com gelandet. Und seither habe ich mein Leben etwas mehr im Griff.

Für was ich Todoist einsetze

Ich nutze Todoist heute praktisch während dem gesamten Tag, von Montag bis Sonntag. Egal woran ich denken muss, ich erfasse eine Aufgabe.

• Als Reminder für eine Tätigkeit: z.B. wenn ich auf dem Heimweg etwas abholen muss oder beispielsweise etwas an einem bestimmten Tag erledigen muss.
• Für die Reiseplanung: Ich reise regelmässig. Ich habe ein Template, welches ich für einen neuen Trip einfach importiere. Ein grosser Vorteil von Todoist. Das Template enthält Erinnerung für Hotelbuchung, Visa Applikationen, die aktuelle Packliste und andere leidige Dinge, die man im Reise-Stress einfach gerne vergisst.
• Als Einkaufsliste: Ich nutze die Shoppingliste zusammen mit meiner Frau – beide können Einträge erfassen, kommentieren und Tasks erledigen.
• Als Übersicht über meine Verträge und Rechnungen: Jährliche Kündigungsfristen verschwinden in meiner Taskliste, und ich werde dann erinnert wenn ich aktiv werden muss.
• Als Archiv für meine Ideen: So gibt es eine Liste “Blogposts” in der alle Ideen für zukünftige Blogposts festgehalten werden. Zudem werden Reiseziele für zukünftige Reisen notiert.
• Wichtige Jahrestage und Geburtstage werden nicht mehr notiert und ich werde am Tag X daran erinnert.
• Ich denke auch problemlos daran, dass ich meinen Chef in drei Wochen betreffend eines bestimmten Themas anrufen muss.

Todoist bietet viele Features, die man aber nicht alle verwenden muss. Genau dies ist einer der Hauptvorteile

Warum nutze ich nun gerade Todoist? Einer der wichtigsten Gründe ist die Flexibilität der App. Die App bietet viele Features, man muss aber nicht alle davon verwenden. Ausserdem ist Todoist übersichtlich, aufgeräumt und für praktisch alle IT-Plattformen erhältlich: So nutze ich den Taskplaner auf Mac, auf dem iPhone, der AppleWatch und dem iPad.

Mein liebstes Feature ist aber Quick Add in allen Apps. Aus „Bananas #Shoppinglist tomorrow 6pm“ wird automatisch ein Task in meiner Einkaufsliste. Und ich werde morgen um 6 Uhr daran erinnert (Quick Add funktioniert natürlich auch auf Deutsch).

Team-Arbeit mit Todoist

Todoist ist für die perfekte, einfache Zusammenarbeit geeignet, ohne das ich lange etwas installieren muss. Einzelne Listen können mit Freunden oder Arbeitskollegen geteilt werden. Die Tasks in einer geteilten Liste sind dann für alle Listenteilnehmer sichtbar. So ist es beispielsweise schnell und einfach möglich jemandem einen Task zuzuweisen, oder zu kommentieren. Ich selber share eine zwei Listen mit meiner Frau und mehrere Listen mit meiner Mitarbeiterin im Büro.

Ein paar Beispiele im Detail:

• Einkaufsliste: Eine Einkaufsliste zusammen mit allen, die im gleichen Haushalt leben.
• Familien-Liste: Für alle Tasks die mit der Familie geteilt werden. Denn es gibt viele kleine Dinge die man in einer Familie irgendwann mal erledigen sollte – ideal um die Familie zu organisieren.
• Gemeinsame Projekte: Während unserem Umzug von der Schweiz nach Hong Kong hatten wir eine sogenannte “Relocation” Liste. Darauf waren am Schluss ca. 200 Tasks. Die Versicherung künden, Wohnungsreinigungs-Offerten, Visa-Antrag absenden, das Abwarten eines Feedbacks der lokalen Versicherung, oder die neuen Möbel, welche alle angeschafft werden mussten. Vergessen ging so kaum etwas. Ohne die Liste hätte ich im Umzugs-Stress wohl die Übersicht verloren.

Mit Todoist hast Du überall Zugriff auf Deine Taskliste

Es gibt nichts schlimmeres, als wenn die Taskliste genau dann wenn man sie benötigt nicht erreichbar ist. Zumindest für mich. Die Technik soll nicht mein Leben bestimmen, sie soll mir im Alltag helfen. Todoist ist auf Reisen, im Büro und auch Zuhause jederzeit erreichbar. Aktuell gibt es praktisch für jede Plattform eine App. Das ganze funktioniert gewissermassen auch Offline – je nachdem ob man eine App und den Webbrowser verwendet. Aber selbst mit dem Webbrowser kann eingeschränkt Offline gearbeitet werden.

Meine täglichen Arbeitsschritte mit Todoist

Ich sammle während dem gesamten Tag Aufgaben. Wenn mir etwas einfällt, dann wird dies möglichst schnell in der App festgehalten. Todoist ist dafür bestens geeignet. Die Anwendung ist nicht überladen, Sie zeigt mir genau das an, was ich benötige. Dafür ist die Anwendung extrem schnell. So benötigt es nur wenige Sekunden eine neue Idee oder einen neuen Task zu speichern: Via Drag’n’Drop lege ich Emails ab, Erinnerungen trage ich mir via Siri auf dem iPhone oder mittels einer der Apps ein. Wenn es schnell gehen muss, dann erfasse ich einen neuen Task einfach in der Inbox.

Einmal im Tag wird die Inbox durchgeschaut, Tasks terminiert und einem Projekt zugeteilt. Beim abarbeiten der Tasks gehe ich meistens dann thematisch vor. Meistens am Abend plane ich den nächsten Tag. Die Tasks werden priorisiert, ich setze mir wenn notwendig mittels der Erinnerungsfunktion einen Reminder.

Eine Ordnerstruktur ist wichtig um die Projekte zu ordnen

Um Ordnung zu halten, habe ich die Projekte nach meinem Leben strukturiert. Geschäftliches halte ich so von Persönlichem getrennt. Ausserdem gibt es einen Bereich für alle Reisevorbereitungen und einen Ordner mit allen langfristigen Zielen. Zusätzlich habe ich einen Ordner mit Reisezielen angelegt. Dort sammle ich unter dem Jahr Orte, die ich gerne einmal besuchen möchte.

Mittels der Filter Funktion habe arbeite ich anschliessend mit drei Hauptansichten.

• Alle heute fälligen, geschäftlichen Aufgaben
• Alle heute fälligen, privaten Aufgaben
• Alle heute fälligen Aufgaben, welche einen Bezug zu einer Reise haben.

So kann ich mich im Büro ausschliesslich auf Geschäftliches, und zu Hause ausschliesslich auf Privates fokussieren. Und dank einem neuen Feature kann man diese Filter neu in der Hauptansicht als Favoriten ablegen. Eine enorme Erleichterung im Alltag.

Einzelnen Projekten können übrigens auch Farben zugeordnet werden: Alle privaten Listen sind bei mir so beispielsweise Grün, alle Shoppinglisten, Verträge oder beispielsweise alle offenen Rechnungen sind rot gekennzeichnet. Alle Listen mit geschäftlich relevanten Tasks werden blau hervorgehoben.

Mit Notizen halte ich mich immer über den aktuellen Status auf dem Laufenden. So kann ich jederzeit nachvollziehen wann ich mit wem telefoniert habe, oder wann ich welche Auskunft per Email erhalten habe (und wo ich dieses abgelegt habe).

Regelmassige Reviews um den Überblick zu erhalten sind wichtig

Reviews der Tasklisten sind notwendig. Je nach Anzahl dauert eine Review nur wenige Minuten. Diese Minuten lohnen sich jedoch.

Morgens vor der Arbeit: Ich öffne die Tagesansicht und sehe alles was ich heute erledigen muss. Ich priorisieren alle Tasks, und suche mir die drei wichtigsten Tasks heraus die heute zwingend erledigt werden müssen (und setze diese auf die höchste Priorität). Ich setze alles was wichtig ist auf die mittlere Priorität und eher unwichtige Tasks auf eine niedrige Priorität. Nach wenigen Minuten weiss ich dann was zu erledigen ist.

Wöchentliche Review: Zweimal in der Woche schaue ich über alle einzelnen Listen. Schaue mir an, was in den nächsten 7 Tagen zu erledigen ist.

Review der Inbox: Nutzt man die Inbox, so sollte man regelmässig über die neuen Tasks schauen. Alles was weniger als in 3 Minuten erledigt werden kann, das sollte man auch gleich erledigen. Alles was länger dauert wird terminiert und einem Projekt zugewiesen.

Nutze Erinnerungen, aber bitte nicht immer!

Ich lasse mich an wichtige Dinge erinnern. Damit bleibt der Kopf frei für die wichtigen Dinge im Leben. Selber nutze ich die Erinnerungsfunktion oft, aber nur für die wirklich wichtigen oder zeitrelevanten Dinge. Falls ein Task wirklich wichtig ist (aber nur dann), dann lasse ich mir eine Push Message auf das Handy senden. Diese können individuell eingestellt werden. Und auch abhängig vom Standort. So erinnere ich mich beispielsweise daran, dass ich in der U-Bahn Station doch noch etwas einkaufen sollte.

Seit ich Todoist nutze wurde ich deutlich entspannter. Gedanken wie “ich muss dann noch…” werden einfach aufgeschrieben und regelmässig abgearbeitet. So bleibt das Gedächtnis frei für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Und genau deshalb lohnt sich das Führen einer Todo-Liste.

Disclaimer: Dieser Blogpost ist nicht bezahlt. Ich habe diesen geschrieben, weil ich die App einfach gerne benutze und oft gefragt werde, weshalb ich davon so begeistert bin.

Dieser Post ist ein Update von meinem Beitrag im Jahr 2015. Die App Todoist hat sich in den letzten drei Jahren stark weiterentwickelt. Und auch mein Nutzungsverhalten hat sich etwas verändert. Deshalb habe ich mich entschieden, den Post aus dem Jahr 2015 zu überarbeiten und neu zu publizieren.